Teams financiën Wellantcollege groeien in soft skills
Het Wellantcollege is een groot schoolbestuur voor vo, mbo en cursussen & trainingen met 13.000 leerlingen en 1.400 medewerkers verspreid over 34 locaties. De bedrijfsvoering, waaronder de afdeling financiën, is gecentraliseerd in Houten. De afdeling financiën zelf bestaat uit vijf teams; personeels- en salarisadministratie, accounting, projecten, debiteuren en crediteuren. Jeroen van der Graaf, manager financiën, vertelt je over één van de uitdagingen waar hij met financiën tegenaan loopt; de switch naar meer klantgerichtheid.
Na ruim 15 jaar te hebben gewerkt in de zakelijke dienstverlening bij managementadvies- en administratiekantoren, gericht op de onderwijssector, weet Jeroen van der Graaf hoe belangrijk klantgerichtheid is voor een afdeling financiën bij een onderwijsinstelling. Toen hij op 1 april 2017 startte bij het Wellantcollege zag hij dat de communicatie tussen de teams van financiën met de mensen van onderwijs, de interne klanten, ook hier één van zijn grootste uitdagingen zou worden.
Van der Graaf: “Klantgerichtheid, de blik naar buiten. Het is natuurlijk een containerbegrip, maar het gaat dan bijvoorbeeld over communicatie, afspraken nakomen, samenwerken, ‘veranderbereid’ zijn en de soft skills die je daarvoor nodig hebt.”
Klantgericht denken en handelen bij financiële rapportages
“Onze financieel adviseurs van accounting bespreken iedere maand de financiële rapportage met de regiodirecteuren. Daarbij vind ik het heel belangrijk dat zij aan het einde van die gesprekken aan de orde stellen of die rapportage aan de verwachtingen heeft voldaan. Wat kan er de volgende maand beter? Boekhouden hoeven we ze niet meer te leren. De uitdaging zit ‘m in een goede analyse maken, die bespreken en kritisch durven zijn op de toelichting die de regiodirecteuren geven. Dat vindt men nog wel eens lastig, maar het is wel wat we nodig hebben.”, aldus Van der Graaf.
Toch lopen die adviseurs al even mee. We vroegen waarom dit dan zo’n uitdaging is. Van der Graaf: “Omdat het team accounting de afgelopen jaren vooral naar binnen toe gericht was, met de focus op de cijfers. Een blik naar buiten, klantgericht denken is dan een behoorlijke verandering. Die pakken we aan door elkaar te coachen, elkaar vragen te stellen over hoe we dingen doen en elkaar actief feedback te geven. “
Teamcoaching
“Maar dat is niet het enige. We hebben ook een teamcoachingstraject met een externe coach. Daar wordt aandacht besteed aan competenties en samenwerking. Vorig jaar zijn we er vanuit een project behoorlijk inhoudelijk mee bezig geweest. Daarna is het ook meer borgen dat we ook nakomen wat we met elkaar hebben afgesproken. En dat wat we in die periode gerealiseerd hebben ook bestendigd wordt.”
Zoveel mensen, zoveel reacties op verandering. We zijn benieuwd hoe de verschillende teamleden hierop reageerden. “Het is best een stevig traject omdat niet iedereen even makkelijk verandert. Maar nu we al een tijd op weg zijn, is het positief om te zien dat veel mensen meegaan in de ontwikkelingen van Wellant en de ontwikkelingen van financiën. Bij de aanname van nieuwe collega’s letten we nu bijzonder op soft skills en competenties zoals klantgerichtheid.”, vertelt Van der Graaf.
Nieuw bestelsysteem bij team crediteuren vereist ook verandering
Niet alleen bij het team accounting voelt men ‘the wind of change’, ook bij het team crediteuren hebben veel veranderingen plaatsgevonden en gáán nog veel veranderingen plaatsvinden. Van der Graaf hierover: ”We werken bijvoorbeeld sinds een aantal maanden met een nieuw bestelsysteem waarbij de factuur die je krijgt niet meer leidend is. We voeren de verplichting, de schuld, in bij de bestelling zelf. En dan heb je te maken met 34 locaties die bestellen. Die moeten allemaal snappen op welke grootboekrekening je iets boekt op basis van waar het is begroot.
De rol van het team crediteuren verandert hiermee. Het is niet meer de digitale factuur binnenkrijgen en die coderen. Die factuur matcht als het goed is één op één met de bestelling, dat noemen wij een purchase order (PO). De rol van het team crediteuren gaat zich meer toeleggen op wat er aan de hand is als er een non-purchase order (NPO) opduikt. Wat is er aan de hand als een factuur niet matcht met een bestelling?
Om het percentage non purchase orders omlaag te krijgen, en laag te houden, is er nog meer instructie van de 34 locaties nodig. Daar heb je mensen voor nodig die veranderbereid zijn en een klantgerichte blik hebben. Dat is de reden waarom we daar nu twee finance professionals van Fincade hebben zitten. Overigens geeft me dat ook flexibiliteit. Ik weet namelijk nog niet exact wat mijn capaciteitsbehoefte in 2019 zal zijn.”
Crescendo, van inkoop tot betaling
De invoering van het nieuwe bestelsysteem wordt opgepakt vanuit het project ‘Crescendo, van inkoop tot betaling’. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor het team crediteuren, omdat zij de schakel zijn tussen de inkoop en de betaling.
Van der Graaf: “Ik verwacht dat Crescendo ertoe zal leiden dat wij in 2020 geen aparte afdeling Inkoop en een afdeling crediteuren hebben. Die zijn dan geïntegreerd tot een ‘afdeling Crescendo’. Inkoop en crediteuren gaan dan samen. Dat vind ik nou een mooie ontwikkeling.”
