Waarom business intelligence (BI) onmisbaar is voor elke organisatie
Heb jij het idee dat business intelligence alleen interessant is voor ‘de grote jongens’ in het bedrijfsleven? Niets is minder waar. Om toegevoegde waarde uit BI te halen, hoef je echt geen multinational te zijn. Eigenlijk is het voor vrijwel elke organisatie interessant: kleine bedrijfsprocessen kunnen tenslotte ook geanalyseerd en daarmee geoptimaliseerd worden. En dat hoeft helemaal niet duur te zijn! In dit artikel vertellen we je precies hoe je BI eenvoudig én betaalbaar inzet binnen jouw organisatie.
Wat is business intelligence (BI)?
Wanneer je als organisatie business intelligence inzet, betekent dat dat je al je bedrijfsinformatie op één plek verzamelt en vanuit daar analyseert. Verschillende bronnen van informatie, vanuit verschillende systemen en met ieder hun eigen taal komen samen. Met als doel: afdelingsoverstijgende analyses maken om je bedrijfsprocessen te optimaliseren. ‘Intelligente business’ dus!
Naast dat je op deze manier al je gegevens centraal hebt en gemakkelijk overzicht kunt houden, kun je met een nauwkeurige analyse verbanden leggen, trends zien en ontwikkelingen volgen. Met BI ben je zelfs in staat om de toekomst te voorspellen, hier slim op in te spelen en kosten te besparen.
√ Al je informatie centraal → Gemakkelijk overzicht houden → Nieuwe inzichten → Geoptimaliseerde bedrijfsvoering
Zo zet je BI in binnen jouw organisatie
De voordelen van business intelligence zijn duidelijk, maar hoe pak je de implementatie in de praktijk aan? We starten met goed nieuws: de tijd dat BI standaard groot en duur was, is gelukkig voorbij. Ook voor kleinere organisaties is BI ontzettend interessant. Je moet alleen net even weten hoe je er niet al te veel tijd en geld aan kwijt bent. In deze drie stappen maak je in korte tijd effectief gebruik van BI binnen jouw organisatie:
Stap 1: Start met een laagdrempelige BI-tool
De eerste stap naar een intelligente business is het vinden van een slimme en vooral laagdrempelige BI-tool. Om die te vinden heb je eigenlijk helemaal geen externe IT-partij nodig. En gelukkig ook geen bakken met geld. Er zijn namelijk genoeg goede en betaalbare business intelligence systemen op de markt.
Zo gebruiken wij bijvoorbeeld Microsoft Power BI en dat kost ons maar een paar euro per maand. Microsoft Power BI kun je vergelijken met het programma Excel. Het spreekt eigenlijk voor zich en is dus makkelijk te begrijpen. En doordat je per gebruiker betaalt, kun je helemaal zelf bepalen wie ook toegang tot de tool moet krijgen. Er is overigens ook een gratis versie beschikbaar en daarnaast zijn er natuurlijk genoeg andere laagdrempelige BI-tools.
Stap 2: Analyseer wat je met je huidige data kan
In de BI-tool kun je allerlei gegevens vanuit verschillende systemen bij elkaar brengen, bijvoorbeeld je omzet, kosten en klanten. Begin met kijken naar de systemen waar je al dagelijks data in vastlegt. Denk hierbij aan onder meer je ERP-software, CRM-systeem of voorraadbeheersysteem. Vervolgens is het tijd om te kijken wat je met je huidige data kunt, behalve je crediteurenlijst opvragen of je saldo bekijken.
Probeer kruisverbanden te leggen: waar zitten bijvoorbeeld je grootste klanten? Is dit een regio waar je actiever op in moet zetten of mis je juist een groot gedeelte waar wel veel omzet te halen valt? Of kun je bijvoorbeeld uit de BI-tool voorspellen wat het koopgedrag van je klanten is en hier je voorraad op aanpassen? Mocht je het leggen van kruisverbanden lastig vinden, kun je altijd eenmalig een consultant inschakelen die je op weg helpt of je net even tot andere inzichten brengt, zodat je vervolgens weer zelfstandig aan de slag kunt.
Stap 3: Creëer draagvlak
Wanneer je je gegevens hebt verwerkt en in staat bent om verbanden te leggen, is het natuurlijk niet de bedoeling dat het daarbij blijft. Om daadwerkelijk aan de gang te kunnen met de inzichten die je hebt gekregen en resultaten te boeken, heb je betrokken medewerkers nodig. Medewerkers die ook de meerwaarde van business intelligence inzien en zin hebben om daar zoveel mogelijk uit te halen.
Tip: Stel een select en gevarieerd groepje samen met early adopters!
Zorg dat op elke afdeling een enthousiasteling het voortouw neemt en de rest van de collega’s betrokken houdt bij de business intelligence tool. En neem bepaalde resultaten bijvoorbeeld op in de persoonlijke doelstellingen, terwijl je regelmatig de voortgang deelt ter motivatie. Dit kan ook organisatiebreed, bijvoorbeeld via een dashboard met daarop de belangrijkste doelstellingen per afdeling of bedrijfstak. Zo houd je de tool levendig en stimuleer je een gezond competitiegevoel!
Finance professionals
Ben je van plan om aan de slag te gaan met business intelligence en heb je behoefte aan advies van een expert? Of kan jouw financiële afdeling wel wat extra handen en kennis gebruiken? Onze finance professionals zijn hoogopgeleid en getraind volgens de laatste technieken. Hierdoor weten zij precies hoe jouw organisatie op korte termijn al mooie resultaten kan behalen.
Ook kun je bij ons terecht voor een laagdrempelige en op maat gemaakte business intelligence training. Zo geef je je medewerkers een vliegende start in de wereld van BI! Neem gerust contact met ons op om je wensen te bespreken.
